計画から開催決定まで
| □予備調査 | □主催者の組織力、対応力 | □歓迎についての配慮は可能か□地元自治体の支援が得られるか |
| □開催規模 | □人的要員の確保が可能か | |
| □予算規模 | □地元自治体の支援が得られるか | |
| □会期・時期 | □参加者が参加しやすい時期か□ピークシーズンを回避しているか □他の業界、学会と重ならないか □休暇時期と重ならないか | |
| □会場 | □メイン会場は適切か□分科会会場は確保できるか | |
| □宿泊施設 | □適切なホテルがあるか | |
| □交通手段 | □アクセスは良いか□交通の便は良いか | |
| □アフターコンベンション | □観光資源はあるか□文化資産は豊富か □博物館、美術館、歴史館などがあるか □産業視察が可能か | |
第１段階
| □組織 | □組織委員会 | □組織委員会の設置□規約の制定 □会計規約の制定 □旅行代理店の選定 |
| □部会 | □総務部□企画運営部 □広報宣伝部 □接遇部 □輸送宿泊部 | |
| □事務局 | □組織□スタッフ □通信機器 □設置場所 | |
| □会場 | □コンベンション会場 | □前回、前々回の参加者実績の把握□部屋の数と種類 □音響設備 □空調設備 □映像設備 □非公式の談話スペース □入口付近の受付用スペース □ハンディキャップ者への配慮 □会場使用料 □会場使用規定の柔軟性 □交通アクセス |
| □宿泊ホテル | □会場からの距離□客室のグレード □シャトルバス、観光バスの停車スペース □連絡用案内ボードの設置 □宿泊違約金の設定 | |
| □予算 | □財源 | □登録料収入□主催者自己資金 □補助金、助成金 □販売収入 □広告収入 □寄付金 □預金口座の開設 □その他収入 |
| □報道 | □報道発表 | □新聞社□テレビ局 □ラジオ局 □その他報道機関 |
第２段階
| □マスタープラン | □スケジュール | □業務進行予定表の作成 |
| □デザイン | □ロゴマーク□ロゴタイプ | |
| □印刷物 | □封筒□罫紙 □ポスター | |
| □プログラム | □プログラム掲載内容 | □登録受付□開会式 □閉会式 □基調講演 □シンポジウム □パネルディスカッション □コーヒーブレイク □昼食 □懇親会 □同伴者プログラム □見学・視察 □展示会 |
| □案内通知 | □送付リスト | □所属会員□前回、前々回の参加者 □団体の本部、支部 □関係機関 |
| □ポスター | □所属会員□団体の本部、支部 □関係機関 | |
| □寄付金 | □募金 | □募金先リスト□募金趣意書 □募金募集要項 □企業訪問 |
| □補助金 | □調査 | □種類、金額□必要書類 □申請期限 |
| □関連行事 | □当日の企画 | □懇親会□昼食 □アトラクション |
| □前後の企画 | □観光旅行□見学・視察 □同伴者プログラム □展示 | |
第３段階
| □案内 | □案内文書 | □文書作成□案内送付 □最終案内送付 □インターネットによる広報 |
| □登録 | □登録□登録確認 □領収証 □登録リストの管理 | |
| □宿泊 | □旅行代理店との連絡□最終予約締切りの設定 | |
| □補助金 | □申請 | □申請手続き |
| □届出 | □書類提出 | □関係機関への提出 |
| □会場 | □チェック | □開会式□閉会式 □全体会議 □分科会 □展示会 □役員会 □来賓控室 □事務局室 □医務室 □登録、案内デスク □宅配デスク □コーヒーブレークコーナー □昼食会場 □懇親会会場 □クローク □スタッフ休憩室 |
第４段階
| □日程 | □確定 | □登録受付□開会式 □閉会式 □基調講演 □シンポジウム □パネルディスカッション □コーヒーブレイク □昼食 □懇親会 □同伴者プログラム □見学・視察 □展示会 |
| □掲示・表示物 | □会場内 | □主会場の大会名称大看板□登録デスク □会場見取図 □各会場の表示 □メッセージボード |
| □会場外 | □入口の大会名称大看板□駅の歓迎看板 □路上の誘導看板 □プラカード | |
| □制作物 | □携行物 | □ネームプレート□ネームカード □バッチ □コングレスバッグ □割引チケット □引換券 □参加者用ステッカー・タグ □記念品 |
| □什器・備品 | □会場 | □液晶プロジェクター□スライドプロジェクター □オーバーヘッドプロジェクター □テープレコーダー □VTR □テレビ □レーザーポインタ □ホワイトボード □テープレコーダー □ストップウォッチ □水差し □灰皿 □卓上ライト □延長コード □飾り花 □盆栽 □旗 |
| □事務用備品 | □フェルトペン□ボールペン □鉛筆 □消しゴム □ハサミ □カッター □定規 □のり □セロテープ □ガムテープ □画鋲 □輪ゴム □ステープラー □コピー用紙 □パソコン □プリンタ □コピー機 □ファクシミリ | |
| □業務 | □分掌 | □登録受付□総合案内 □事務局 □クローク □接遇 □会場 □什器 □会場整理 □関連行事 □広報・報道 □旅行案内 □輸送 □宅配 |
| □運営 | □日別スケジュール□会場平面図 □人員配置 □会場設営 □プログラム □業務別マニュアル □連絡先リスト □進行シナリオ □緊急対応マニュアル □損害保険 | |
| □セレモニー | □リハーサル | □式次第□招待者リスト □VIP接遇対応 □挨拶依頼 □音楽手配 □装飾手配 □座席指定 □手順確認 |
直前段階
| □確認 | □表示物 | □主会場の大会名称大看板□登録デスク □会場見取図 □各会場の表示 □メッセージボード □入口の大会名称大看板 □駅の歓迎看板 □路上の誘導看板 □プラカード |
| □制作物 | □ネームプレート□ネームカード □バッチ □コングレスバッグ □各種チケット □参加者用ステッカー・タグ □記念品 | |
| □什器・備品 | □液晶プロジェクター□スライドプロジェクター □オーバーヘッドプロジェクター □テープレコーダー □VTR □テレビ □レーザーポインタ □ホワイトボード □卓上ライト □テープレコーダー □ストップウォッチ □水差し □灰皿 □延長コード □飾り花 □盆栽 □旗 | |
| □事務用備品 | □フェルトペン□ボールペン □鉛筆 □消しゴム □ハサミ □カッター □定規 □のり □セロテープ □ガムテープ □画鋲 □輪ゴム □ステープラー □コピー用紙 □パソコン □プリンタ □コピー機 □ファクシミリ | |
| □資料 | □詰め | □コングレスバッグ□プログラム □観光パンフレット □その他 |
| □会場 | □設営 | □ステージ□照明 □音響 □客席 □受付 □分科会会場 □クローク |
| □リハーサル | □メイン会場□分科会会場 □会場空調 | |
| □チェック | □機材・什器備品 | □水差し□飾り花 □盆栽 □横断幕 □看板 □旗 □演台 □照明機器 □音響機器 □映像機器 □館内放送 □録音 |
| □謝金 | □現金 | |
開催中
| □確認 | □表示 | □スケジュール表□会議ニュース・速報 □アフターコンベンション情報 |
| □チェック | □反省会 | □要員配置□スケジュール □その他 |
終了後
| □資料作成 | □報告書 | □決算報告書□コンベンション報告書 □議事録 □講演録 |
| □謝礼 | □挨拶 | □礼状□挨拶回り |
| □組織委員会 | □会議 | □実績報告□解散 |