開催地として受入れが決定すると、具体的な準備に入らなければなりません。
組織
準備、運営に係わる協議、決議機関が実行委員会となります。一般的な運営組織の例として、次の例が考えられます。
| 会長 副会長 顧問 | 委員長 副委員長 委員 | 総務部（財務・募金） 企画運営部（プログラム・会場・会議・登録・展示） 広報宣伝部（広報・マスコミ） 接遇部（招待・接遇） 宿泊輸送部（宿泊・輸送・エキスカーション） | 事務局員 |
さらに、上記各部（担当）の詳しい業務分掌としては、下図が考えられます。
| 総務部 | ・本部、関係機関との折衝 ・各担当部門との調整 ・諸会議の開催 ・内容、日程、講演者などの選定 ・文書の収受、公印の管理 ・諸規定の制定、改廃 ・職員の配置計画、任免 ・収支予算の編成、執行、決算・募金 ・現金の出納、保管 ・物品の購入、検収 ・その他の財務処理 ・弁当の調達、配付 ・本部役員、招待者との折衝 ・記念品等の調達、配付 ・他の部署に属さない事項 |
| 企画運営部 | ・会場の総合計画 ・会場の設営、撤去 ・会場の音響装置、付帯機器の設営 ・運営・各種会議場、展示場関連室の予約確保 ・テーマの選定、プログラム編成 ・招待講演者の選定 ・参加申込書の作成、収受 ・参加者リストの作成 ・登録デスクの設置 ・運営・懇親会会場の総合計画 ・懇親会会場の設営、撤去 ・会議、懇親会の進行 ・案内所、湯茶接待所の配置計画 ・特産品の紹介、販売 ・印刷物などの作成 ・翻訳者、通訳者、速記者などの手配 ・資料の準備、作成 ・展示に関する総合計画、設営 ・出展者、出展物に関する案内所 ・出展物の保管、警備 ・搬入、搬出の管理 |
| 広報宣伝部 | ・広告活動 ・広告宣伝媒体の製作、設置管理 ・写真、記録 ・マスコミ対応 ・その他広告宣伝に関するすべての業務 ・案内状の作成、発送 |
| 接遇部 | ・招待者の招待計画、随行者の連絡調整 ・招待者の選考、招待状の発送 ・招待者、随行者の送迎 ・案内、宿舎、配車 ・来賓、役員、参加者等の受付案内、接待 ・案内所、湯茶接待所の管理運営 |
| 輸送宿泊部 | ・参加者輸送計画 ・現場視察の総合計画 ・役職員、協力者の配車 ・警察署など交通関係機関との連絡調整 ・駐車場の配置計画、運営 ・エキスカーションの総合計画、実施 ・旅行デスクの設置、運営 ・参加者の個人旅行の相談、手配 ・宿泊所の調査、宿泊計画 ・宿泊所の選定、配宿 ・宿泊所との連絡調整 ・宿泊案内図などの作成、配付 ・輸送 ・宿泊申込書の作成、送付、受付 ・その他宿泊、旅行に関するすべての業務 |
| 事務局 | ・実務作業 ・終了後の残務整理 |
事務局
組織委員会が発足しましたら事務局をすぐに設置する必要があります。既に事務局を持っている場合はそのまま活用し、人員に不足がある場合は臨時の職員を補充することもあります。また、全てを事務局で行うのではなく、経費の負担はありますが専門業者（ＰＣＯ：プロフェッショナル・コングレス・オーガナイザー。「７．コンベンション関連業者」参照）と業務を分担することも検討してください。とくに全国大会など、規模の大きなコンベンションになりますと、運営の一部または全部にＰＣＯの参画を得る場合が多く見られます。
担当部門
具体的な準備業務は上記の各担当部門が行うことになります。
コンベンション開催趣意書
関係機関への説明、募金・補助金の要請にはコンベンション開催にあたっての趣旨をまとめた開催趣意書をまとめておきます。
○○○○○○○○（コンベンション名）開催趣意書
１．会議の名称 ２．主催者の名称（共催であれば全て載せる） ３．後援者の名称（複数あれば全て載せる。交渉中であればその旨記載する） ４．会期 ５．開催場所 ６．開催目的、性格 ７．過去の開催経過、十勝での開催意義 ８．コンベンションの概要 (1)会議の構成 ①事務会議／総会、役員会、専務理事会議など ②学術会議／記念講演、基調講演、分科会、講習会、シンポジウムなど ③展示会／学術展示、商業展示など (2)コンベンションの主題目 ９．予算（案） 収入の部
| 科目 | 金額 | 内訳 |
| 合計 |
支出の部
| 科目 | 金額 | 内訳 |
| 合計 |