コンベンションの受入れ、開催の意思決定をする前に様々な角度から開催の可能性を検討する必要があります。
主催者の組織力、対応力
開催規模が関係するものの、実際にコンベンション開催を受入れ、運営が可能なのかを充分、検討します。
予算規模
開催に係わる支出経費のうち、参加者の登録料、上部団体からの支援、外部からの補助や寄付のほか、主催者自らの負担など、収入と収支の予測を立てる必要があります。
会期・時期
会期は従来の開催事例を参考にすると良いでしょう。時期は過去の例を参考にしながら、参加者の参加しやすいことが望まれます。しかし、予約確保、料金などの運営面で考えると閑散期の開催が好ましい場合もあります。また、アフターコンベンションを企画する場合、十勝らしさを演出できるように計画しましょう。
会場
コンベンション開催の内容にふさわしい会場であるがが第一の判断要素となりますが、分科会、展示会、レセプション（懇親会）開催場所が同一建物の中に確保できない場合、各会場間のアクセスを考慮します。
宿泊施設
参加予定人員を収容できる施設があるかどうかが最低限の検討項目となります。また、１か所で収容しきれず分散する場合、各施設間の料金的、質的な格差、立地場所などもできるだけ参加者に了解を得られるように配慮しなければなりません。
交通手段
最寄りの駅、空港などからコンベンション会場までの交通アクセスを確保しなければなりません。公共交通機関がない場合、バスあるいは大型タクシーを手配します。
アフターコンベンション
十勝を訪れていただいた方に十勝の良さを認識していただくためには、単に見て歩くだけでなく、体験できる内容がより多くの思い出を残す事が出来ます。