最終的な詰めの作業をする時期となります。プログラムに掲載される内容は各担当との調整をしながら、確定していきます。登録申込者数がかなり判明するので、最終的な予算書を作成します。
掲示・表示物
専門の業者に発注することになりますが、シンボルマーク、ロゴ、カラーなどは統一したものとします。総合的なデザインは出席者に良い印象を与えるだけでなく、コンベンション自体の成功にも係わってきます。基本的なことですが、コンベンション名、日時、氏名などの誤りがないようにチェックすることが最大の注意点となります。
①会場内／登録場所、会場見取り図、分科会場所の表示、メッセージボード、テーブル上ネームプレート、本大会表示
②会場外／会場正面コンベンション表示、駅・空港歓迎表示
③ネームカード／挟み込めるものとピンで留めるものとの共用タイプが便利です。参加者、役員、事務局員などを色分けすると分かりやすいでしょう。
④コングレスバッグ／コンベンション後にも使える実用的なデザイン、色を考えます。表面にコンベンション名、日時、開催場所などを印刷します。
⑤記念品／コンベンションの名入り記念品を用意する場合は早めの発注が必要です。
機材の準備
最近は様々な機器の利用が広まってきていますので、この手配も必要になります。
①スライドプロジェクター
②オーバーヘッドプロジェクター
③パソコン
④DVD
⑤液晶プロジェクター／パソコンの利用が多くなってきていますので、利用頻度が高まってきています。使用するパソコンの確認と事前の接続確認が欠かせません。
プログラム
見やすいのが大前提ですが、記載内容が参加者にとって必要な情報を漏らさないようにします。
①表紙／コンベンション名、日時、場所、主催者名、主管者名、後援者名
②本文／コンベンション日程
- 登録受付
- 開会式
- 閉会式
- 基調講演
- 招待講演
- シンポジウム
- 分科会
- パネルディスカッション
- コーヒーブレーク
- ポスターセッション
- パーティー、レセプション
- 同伴者プログラム
- 見学旅行
- 展示
- 参加者名簿
- 会場見取り図
- 宿泊ホテル名簿
③広告／資金獲得のために広告を掲載することも検討
参加者名簿
プログラムに含める場合と別刷りで作成する場合とがあります。いずれもできるだけ最新の参加者名簿とすべきですが、掲載漏れが避けられないため「○月○日現在」の注意書きを入れるように心がけます。また、当日、「追加登録者名簿」の形で補足配布する方法もあります。並べ方は五十音順、所属組織順、地域順などがあります。
次に、各業務分担ごとに当日の業務の確認をします。
登録受付
参加者の側に立つと、コンベンションに参加する最初の場面となります。第一印象が悪ければ、終了まで尾をひくこともあります。業務は次の通りです。
①登録者のリストでの確認
②ネームカード、資料の配布
総合案内
登録受付が終了した後の総合案内として、案内、メッセージボード、エキスカーションなどを担当します。
事務局
コンベンションの本部を兼ね、電話応対、物品調達、拾得物保管などを担当します。また、当日の事務作業も担当します。来賓、ＶＩＰ対応、広報、報道担当も行います。
クローク
ホテルを会場とする場合はホテル側で対応していただけますので必要ありませんが、公共施設を会場にする場合、特に冬期間は用意が必要です。
会場担当
プログラムの進行を担当します。会場に常駐し、時間管理、設備の確認なども行います。
輸送
会場が分散している場合などは会場間のアクセスが必要になります。各会場間の輸送はルートが明らかですので、当日の担当を旅行代理店、バス会社などに任せることも可能です。
通信
電話は当然ですが、これにファックスもあると便利です。そして最近ではインターネット回線も必要になってきました。